Como mencionamos en el artículo anterior, durante nuestro trayecto, hemos detectado errores en la definición de procesos,  en empresas que utilizan SGC basados en la norma de calidad ISO 9001:2015. El Proceso es una poderosa herramienta para compartir conocimientos en las organizaciones, por lo tanto, es crucial aprovecharla y hacerlo de manera adecuada.

Pasamos a contarte los otros dos errores más comunes que desde TIC Process hemos identificado:

No se determinan los recursos necesarios para llevar a cabo estos procesos 

Cuando hablamos de recursos, no solo nos referimos a las personas, sino a todos aquellos elementos que participan dentro de la ejecución de los procesos, por ejemplo, en TIC PROCESS trabajamos con muchas herramientas de gestión de proyectos de software, que hemos implementado en empresas netamente industriales para el soporte de procesos más automatizados y la gestión documental como: JIRA, Confluence, Redmine, Monday, CRM´s, Herramientas de Gestión de Personal, Herramientas de Gestión de Inventarios, etc. Esto también debe estar especificado claramente.Por lo tanto, es fundamental reconocer la importancia de los recursos dentro de los procesos. En TIC PROCESS, valoramos la diversidad de herramientas y tecnologías que nos permiten optimizar nuestros procesos y ofrecer soluciones eficientes a nuestros clientes. Además, la especificidad en la elección y uso de cada recurso es clave para asegurar su correcta implementación y funcionamiento. ¡La gestión de recursos es un pilar fundamental en nuestra filosofía de trabajo!.

No se asignan las responsabilidades

No se indica quiénes van a participar de este proceso y su responsable o grupo de responsables. Cada proceso cuenta con un dueño al menos, que participa activamente en la definición, en el mantenimiento y mejora de su proceso. Este dueño o estos dueños deben estar claramente establecidos, pues deben asumir la responsabilidad y ser los impulsores de que el proceso se cumpla de acuerdo a lo establecido. Deben ejemplificar con su uso adecuado.

En conclusión:

• Es fundamental identificar claramente quiénes participarán en el proceso y quién será el responsable o responsables del mismo.
• Cada proceso debe tener al menos un dueño designado que esté activamente involucrado en su definición, mantenimiento y mejora.
• Los dueños del proceso deben ser responsables de garantizar que se cumpla de acuerdo a lo establecido y deben ser los impulsores para su correcta ejecución.
• Es crucial que los dueños del proceso ejemplifiquen un uso adecuado del mismo para inspirar a otros a seguir sus pasos.

¡A tener en cuenta! A la hora de armar nuestro SGC, estas ideas son clave. ¡Esperamos que este artículo les ayude a entender de forma más amena el requisito de la Norma ISO 9001:2015,  4.4 sobre el Sistema de Gestión de Calidad y sus procesos!

Les seguiremos contando en nuestro blog de TIC PROCESS, más de nuestra experiencia en Calidad, Procesos y Mejora Continua. Continuaremos compartiendo en nuestro blog de TIC PROCESS más sobre nuestra experiencia en Calidad, Procesos y Mejora Continua.

Si te perdiste la primera parte de este artículo, te invito a que lo leas y me encantaría escuchar tus comentarios.  

4 errores al Definir los Procesos basándose en la norma ISO 9001:2015 - Parte I

Ing. Alejandra Carvajal
Senior Executive Consultant
TIC Process
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